Informativa

Informativa sul trattamento dei dati personali ex artt. 13-14 Reg.to UE 2016/679 e D.Lgs. 24/23 Whistleblowing

Soggetti Interessati: segnalante e persone coinvolte - Whistleblowing.

GEISMAR ITALIA SPA nella qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti del Reg.to UE 2016/679 di seguito 'GDPR' e del D.lgs 24/23 di seguito “Whistleblowing”, con la presente La informa che la citata normativa prevede la tutela degli interessati rispetto al trattamento dei dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

I Suoi dati personali verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.

Tipologia di dati trattabili
I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:
di natura comune (e.g. nome, cognome, tipo di rapporto intercorrente con la Società, inquadramento, ruolo, qualifica, contatto telefonico, indirizzo mail ecc), di natura particolare (ex “dati sensibili” Art. 9 del GDPR) e giudiziari (quali condanne penali e reati Art. 10 GDPR), eventualmente contenuti nella segnalazione e negli atti e nei documenti a essa allegati, relativi a tutte le persone fisiche - identificate o identificabili - a vario titolo coinvolte nelle vicende
segnalate (segnalante, segnalato, facilitatore, eventuali altri terzi), c.d. interessati.

Come raccogliamo i Suoi dati personali?
Se agisce in qualità di Persona Segnalante, la maggior parte dei dati personali relativi a Lei ci vengono forniti direttamente da Lei a mezzo della segnalazione o nel corso dell’eventuale istruttoria avviata dal Gestore.
Se, invece, agisce in qualità di Persona Coinvolta, la maggior parte dei dati personali relativi a Lei ci vengono forniti dalla Persona Segnalante.
Inoltre, sia che agisca in qualità di Persona Segnalante sia che agisca in qualità di Persona Coinvolta, potremmo raccogliere taluni Suoi dati personali anche presso terzi (ad esempio, persone sentite nel corso dell’eventuale istruttoria avviata dal Gestore), registri pubblici o fonti aperte.
Non utilizziamo alcuna forma di processo decisionale esclusivamente automatizzato in relazione al trattamento dei Suoi dati personali

Finalità e base giuridica del trattamento: i Suoi dati verranno trattati per le seguenti finalità connesse all'attuazione di adempimenti relativi ad obblighi legislativi:

• Esecuzione di attività istruttorie e eventuale adozione di provvedimenti. I dati saranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione degli eventuali provvedimenti che potrebbero rendersi necessari. per dare attuazione agli obblighi di legge previsti dalla disciplina Whistleblowing la cui osservanza è condizione di liceità del trattamento ex art. 6, par. 1, lett. c) e parr. 2 e 3, art. 9, par.2, lett. b) e artt. 10 e. 88 del GDPR (v. Parere del Garante privacy ).

I Suoi dati personali potranno inoltre, previo suo consenso, essere utilizzati per le seguenti finalità:

• rivelazione della sua identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni (comma 2 dell’art. 12 D.Lgs 24/2023) o nell'ambito del procedimento, ove la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza della sua identità sia indispensabile per la difesa dell'incolpato (comma 5 dell’art. 12 D.Lgs 24/2023).

Il conferimento dei dati è per Lei facoltativo riguardo alle sopraindicate finalità, ed un suo eventuale rifiuto al trattamento non compromette la prosecuzione dell'attività istruttoria o la congruità del trattamento stesso.

Modalità del trattamento. I dati personali potranno essere trattati

• con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza e in forma orale.

Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR, del D.Lgs 24/23 e mediante l'adozione delle adeguate misure di sicurezza previste.

Conformemente alla normativa in materia, viene garantita la massima riservatezza di tutti i dati personali contenuti nella segnalazione, pertanto i medesimi saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato dal Titolare ed, in particolare:

• Gestore delle segnalazioni, ossia il soggetto/i deputato/i alla ricezione ed alla gestione delle segnalazioni, nominato in conformità all’art. 4 co.2 del D.Lgs. 24/2023;
• Organi di investigazione interna;
• se agisce in qualità di Persona Coinvolta i Suoi dati personali potranno essere trattati da eventuali ausiliari del Gestore quali autorizzati al trattamento;
• se agisce in qualità di Persona Segnalante, i Suoi dati personali saranno trattati esclusivamente dal Gestore e dai suoi eventuali ausiliari, i quali agiranno in qualità di persone autorizzate al trattamento ai sensi degli artt. 29 e 32(4) del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003, e non saranno comunicati a terzi senza il Suo consenso, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 e le ulteriori eventuali eccezioni previste dalla legge.

Comunicazione: I dati personali saranno altresì trattati da soggetti diversi dal Titolare necessari alla gestione delle Segnalazioni di violazioni di illeciti o irregolarità che operano in qualità di Responsabile Esterno del Trattamento o Autonomo Titolare:

• I dati relativi alla persona coinvolta
  - persone sentite nel corso dell’eventuale istruttoria avviata dal Gestore;
  - nostri dipendenti o collaboratori a qualsiasi titolo;
  - fornitori di servizi e consulenti (ad esempio, avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro, investigatori privati, etc.)
  - autorità giudiziarie e di polizia.;
• I dati relativi alla Persona Segnalante, non saranno comunicati a terzi senza il Suo consenso, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 e le ulteriori eventuali eccezioni previste dalla legge;
• Piattaforma digitale di gestione whistleblowing Teamsystem in qualità di Responsabile ex art. 28 GDPR.

L'elenco dettagliato dei predetti soggetti può essere richiesto in ogni momento scrivendo ai recapiti del Titolare


Diffusione: I suoi dati personali non verranno diffusi in alcun modo.

Periodo di Conservazione (o criteri per determinarlo). Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR i dati saranno conservati

• verso soggetti situati al di fuori della UE.

Periodo di Conservazione. Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è:

• per il tempo necessario al trattamento della segnalazione per il perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge o comunque per consentire alla Società la tutela dei diritti ed interessi propri o di terzi (es. difesa in giudizio). I dati vengono eliminati dalla piattaforma trascorsi 5 anni dalla chiusura della segnalazione. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti, o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. Resta fermo che, nel caso in cui a seguito il Titolare decidesse di avviare un procedimento disciplinare o di promuovere un procedimento in sede giudiziaria o amministrativa ovvero una procedura di arbitrato o di conciliazione, i Suoi dati personali saranno conservati per un tempo pari alla durata del procedimento ovvero al periodo di prescrizione dei diritti per il cui accertamento, esercizio o difesa il trattamento si rende necessario, anche se superiore ai periodi di conservazione indicati sopra .

Titolare: il Titolare del trattamento dei dati, ai sensi della Legge, è GEISMAR ITALIA SPA (Via Romana 99 , 42028 Poviglio (RE), P. IVA 00134150358, contattabile ai seguenti recapiti: e-mail italia@geismar.com, telefono 0522486011) nella persona del suo legale rappresentante pro tempore.

***
In qualità di segnalante Lei ha diritto di ottenere dal titolare la cancellazione (diritto all'oblio), la limitazione, l'aggiornamento, la rettificazione, la portabilità, l'opposizione al trattamento dei dati personali che La riguardano, nonché in generale può esercitare tutti i diritti previsti dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del GDPR indirizzando le eventuali richieste ai recapiti sopra indicati, potrà inoltre proporre reclamo all’autorità di controllo competente qualora Lei ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.

****
Le persone “coinvolte” ai sensi dell’art. 2 sesto comma lettera l del D.Lgs 24/2023 potranno esercitare i diritti di cui agli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del GDPR rivolgendosi direttamente al Garante della Privacy, ai seguenti recapiti:
Garante per la protezione dei dati personali - Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma Centralino telefonico: (+39) 06.696771 Fax: (+39) 06.69677.3785. Posta elettronica: protocollo@gpdp.it, posta elettronica certificata: protocollo@pec.gpdp.it (questo indirizzo è configurato per ricevere solo comunicazioni provenienti da posta elettronica certificata).

Potrà inoltre visionare in ogni momento la versione aggiornata della presente informativa collegandosi all'indirizzo internet https://www.privacylab.it/informativa.php?08263473003.

Reg.to UE 2016/679: Artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 - Diritti dell'Interessato

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, la loro comunicazione in forma intelligibile e la possibilità di effettuare reclamo presso l’Autorità di controllo.

2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:

1. dell'origine dei dati personali;
2. delle finalità e modalità del trattamento;
3. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
4. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
5. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L'interessato ha diritto di ottenere:

1. l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
3. l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
4. la portabilità dei dati.

4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

1. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
2. al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.