Informativa

Informativa sul trattamento dei dati personali ex art. 13 Reg.to UE 2016/679

Soggetti Interessati: collaboratori in P.IVA.

SYS-DAT S.p.A. nella qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti del Reg.to UE 2016/679 di seguito 'GDPR', con la presente La informa che la citata normativa prevede la tutela degli interessati rispetto al trattamento dei dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

I Suoi dati personali verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.

Durante il trattamento indicato Il Titolare potrà trattare categorie di dati personali di tipo comune quali: account - utenze applicative, profili di autorizzazione active directories e di data base, attività economiche, commerciali, finanziarie e assicurative, codice fiscale ed altri numeri di identificazione personale, istruzione e cultura, lavoro, log amministratore di sistema, Log di navigazione, nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale, Metadati - Parte amministrativa compliance (Purview) log relativi solo ai messaggi inviati: Indirizzo e-mail mittente, indirizzo IP mittente, data di invio (composta da giorno, mese, anno e orario), oggetto della e-mail, dimensione della e-mail, nome dell’allegato, dimensioni dell’allegato, applicazione utilizzata, Metadati - Parte amministrativa Exchange: Indirizzo e-mail mittente, indirizzo e-mail destinatario, indirizzo IP mittente, indirizzo IP destinatario (solo per destinatari esterni all’organizzazione), data di invio/ ricezione (composta da giorno, mese, anno e orario), oggetto della e-mail, dimensione della e-mail, ruolo/mansione lavorativa

Finalità e base giuridica del trattamento: i Suoi dati verranno trattati per le seguenti finalità connesse all'attuazione di adempimenti relativi ad obblighi legislativi, ai sensi dell’articolo 6, primo paragrafo, lettera c), del GDPR, come:

• adempimenti obbligatori per legge in campo fiscale e contabile;
• di obblighi previsti dalle leggi vigenti.

I Suoi dati saranno inoltre utilizzati per le seguenti finalità relative all’esecuzione di misure connesse ad obblighi contrattuali o pre-contrattuali, ai sensi dell’articolo 6, primo paragrafo, lettera b), del GDPR:

• gestione del contratto di collaboratore e adempimenti ad essa connessi, ivi incluse le attività pre-contrattuali;
• prenotazioni di servizi o trasferte;
• programmazione delle attività;
• storico ordini forniture;
• utilizzo degli strumenti IT e dei sistemi informativi: Per il perseguimento di tale finalità, il Titolare è tenuto a trattare i Suoi dati, nella misura in cui ciò sia necessario per permetterLe di utilizzare gli strumenti IT, i sistemi informativi, la posta elettronica e Internet nel contesto delle Sue mansioni e attività di lavoro, nonché per verificarne il corretto impiego.

I Suoi dati saranno inoltre utilizzati per le seguenti finalità necessarie per il perseguimento del legittimo interesse del titolare, ai sensi dell’articolo 6, primo paragrafo, lettera f), del GDPR:

• verifica del corretto impiego degli strumenti IT e dei sistemi Informativi e svolgimento di controlli difensivi Per il perseguimento di tali finalità, Il Titolare è tenuto a trattare i Suoi dati, nella misura in cui ciò sia necessario per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza sul lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, nonché per tutelare il proprio patrimonio della Società dinanzi a potenziali comportamenti illeciti. A tal riguardo, il Titolare ha un legittimo interesse per tutelare il proprio core business e il proprio ambiente di lavoro e patrimonio aziendale, secondo i modi e i limiti meglio specificati all’interno della Policy Interna. Il mancato conferimento dei Suoi dati potrebbe comportare l’impossibilità per il Titolare di verificare il corretto impiego degli strumenti IT, dei sistemi Informativi, la posta elettronica e Internet, nonché di tutelare il proprio patrimonio aziendale in presenza di possibili comportamenti illeciti;
• verifica ed adempimento degli obblighi di legge e tutela dei diritti della Società in sede giudiziaria Per il perseguimento di tale finalità, il Titolare è tenuto a conservare i Suoi dati personali, conformemente ai termini e alle condizioni previste dalla legge, per l’adempimento di obblighi normativi o richieste dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria, nonché per garantire la tutela dei diritti della Società in sede giudiziaria. Il mancato conferimento dei Suoi dati personali potrebbe non consentire alla Società di rispettare gli obblighi previsti dalla legge ovvero di accertare, esercitare e tutelare legittimamente i propri diritti in sede giudiziaria.

I Suoi dati personali potranno inoltre, previo suo consenso ai sensi dell’articolo 6, primo paragrafo, lettera a), del GDPR , essere utilizzati per le seguenti finalità:

• utilizzo dell'immagine nella intranet aziendale, posta elettronica e altri strumenti di condivisione con le società del gruppo allo scopo di migliorare l'organizzazione e le comunicazioni intraziendali;
• utilizzo dell'immagine per fini commerciali, pro-pubblicitari del Titolare e delle società del gruppo che implica la pubblicazione utilizzati dal Titolare e delle società del Gruppo (es siti, portali di settore, social media, stampa, media altri mezzi di comunicazione). La mia immagine non sarà utilizzata in contesti che possano arrecare danno all'onore, alla reputazione, alla dignità e rispettabilità della mia persona, ritratta nelle suddette immagini e/o video, in conformità con il codice civile italiano (i.e. Regio Decreto 16 marzo 1942, n. 226 e successive modifiche) e la Legge sul diritto d'autore (legge del 22 aprile 1941 n. 633 Protezione del diritto d'autore e di altri diritti connessi al suo esercizio). L’utilizzo delle immagini è da considerarsi in forma gratuita senza limiti di territorio, di quantità, di mezzo di riproduzione, pubblicazione e diffusione in qualsiasi forma e/o con qualsiasi sistema di diffusione e/o messa a disposizione di terzi. A tale riguardo, dichiaro di non aver nulla a pretendere dal Titolare in ragione di quanto sopra, di rinunciare irrevocabilmente ad ogni diritto, azione o pretesa da ciò derivante e di approvare sin d’ora e senza alcuna riserva il contesto in cui dette immagini verranno utilizzate dal Titolare, purché lecite , non offensive del comune pudore . Lei potrà richiedere maggiore informazioni formulando una specifica richiesta al Titolare utilizzando i recapiti presenti nell'informativa.

Il conferimento dei dati è per Lei facoltativo riguardo alle sopraindicate finalità, ed un suo eventuale rifiuto al trattamento non compromette la prosecuzione del rapporto o la congruità del trattamento stesso.

Modalità del trattamento. I suoi dati personali potranno essere trattati nei seguenti modi:

• a mezzo calcolatori elettronici con utilizzo di sistemi software gestiti da Terzi;
• affidamento a terzi di operazioni di elaborazione;
• trattamento manuale a mezzo di archivi cartacei;
• trattamento mediante mezzi elettronici.

Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR e mediante l'adozione delle adeguate misure di sicurezza previste.

I suoi dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato dal Titolare ed, in particolare, dalle seguenti categorie di personale autorizzato:

• amministratori di sistema: come previsto dal Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 novembre 2008 avente ad oggetto “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di Amministratori di sistema”, per cui è possibile richiedere l’identità degli Amministratori di sistema designati dal Titolare che operano sui sistemi operativi ove sono presenti Suoi dati personali scrivendo al seguente recapito dpo@sys-datgroup.com;
• Ufficio personale;
• ufficio Amministrazione.

I Suoi dati personali potranno essere trattati da soggetti terzi appartenenti, a titolo esemplificativo, alle seguenti categorie:

• banche e istituti di credito;
• consulenti e liberi professionisti, anche in forma associata;
• nell'ambito di soggetti pubblici e/o privati per i quali la comunicazione dei dati è obbligatoria o necessaria in adempimento ad obblighi di legge o sia comunque funzionale all'amministrazione del rapporto;
• fornitori di servizi che erogano assistenza hardware, software e in cloud;
• referenti presso aziende clienti e fornitrici per gli scopi necessari allo svolgimento dell'attività lavorativa;
• società che erogano servizi in cloud ivi incluso la fatturazione elettronica;
• società del gruppo come previsti da accordi infragruppo;
• società esterne e liberi professionisti anche in forma associata.

I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano, in alcune ipotesi, in qualità di responsabili del trattamento appositamente nominati dal Titolare nel rispetto dell’articolo 28 GDPR, in altre ipotesi in totale autonomia come distinti titolari del trattamento, restando inteso che, in quest’ultimo caso, la comunicazione dei suoi dati personali a tali titolari autonomi è effettuata unicamente ai fini del perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa.

L'elenco di tali soggetti è disponibile facendone richiesta ai recapiti indicati nella presente informativa.

Diffusione:

• qualora Lei abbia abbia prestato il consenso, previo utilizzo di mezzi di comunicazione per la promozione/pubblicazione dell’evento o delle iniziative del Titolare (es siti, social media , stampa e altri mezzi di comunicazione).

Trasferimento dati personali EXTRA UE: I suoi dati personali potranno essere trasferiti, limitatamente alle finalità sopra riportate, in stati:

• non sono previsti trasferimenti extra UE;
• sono previsti trasferimenti verso paesi (immagini) verso Paesi extra UE. Tale trasferimento può avvenire qualora i contenuti vengano pubblicati su social network o altre piattaforme di comunicazione situate al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi, il trattamento avverrà nel rispetto della normativa vigente e, se necessario, sulla base di garanzie adeguate previste dagli articoli 44 e seguenti del GDPR.

Profilazione: i suoi dati non sono oggetto di profilazione e di processi decisionali unicamente automatizzati.

Periodo di Conservazione. Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è:

• per i log di navigazione internet, la conservazione in forma direttamente riconducibile all’interessato è stabilita per un periodo massimo di 7 giorni, decorso il quale sono cancellati o resi anonimizzati, salvo ulteriore conservazione in caso di incidenti di sicurezza, contestazioni, contenziosi o richieste delle autorità competenti.;
• Per i metadati sono conservati, in forma direttamente riconducibile all’utente, per un periodo massimo di 180 giorni, sulla base di specifiche e documentate esigenze tecniche e di sicurezza dei sistemi, I predetti tempi di conservazione potranno essere estesi qualora previsto da eventuali provvedimenti o richieste dell’Autorità o della Polizia Giudiziaria o, comunque, per il termine necessario ai fini di rilevazione e di prova, di difesa di diritti aziendali in giudizio in caso di eventuali illeciti o azioni criminose; decorso tale termine, sono cancellati o resi anonimi, fatti salvi eventuali ulteriori periodi di conservazione imposti da obblighi di legge o connessi a contenziosi o richieste delle autorità competenti. I medesimi dati possono essere temporaneamente contenuti anche nelle copie di backup della posta elettronica e dei sistemi, conservate per i tempi tecnicamente necessari a garantire il ripristino e la continuità operativa, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione. I predetti tempi di conservazione potranno essere estesi qualora previsto da eventuali provvedimenti o richieste dell’Autorità o della Polizia Giudiziaria o, comunque, per il termine necessario ai fini di rilevazione e di prova, di difesa di diritti aziendali in giudizio in caso di eventuali illeciti o azioni criminose;
• per i servizi di verifica, i Suoi dati verranno conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro e, successivamente nei limiti prescrizionali previsti dalle leggi applicabili;
• per la finalità di diffusione dells ua immagine su siti, social, stampa ed altri mezzi di comunicazione, stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità divulgative sopra indicate e comunque fino a quando Lei non deciderà di revocare il consenso prestato oppure Lei presenterà una richiesta di opposizione al trattamento. L'interessato è informato che alcune immagini selezionate potranno essere conservate per tempo indefinito a scopo di archiviazione storica da parte del Titolare;
• per la finalità di videosorveglianza, stabilito per un arco di tempo non superiore alle 24 ore o 48/72 ore in caso di festività.;
• per la finalità legata alla gestione del contenzioso, sarà pari alla durata del contenzioso e si potrarrà per i successivi 10 anni;
• per le finalità contrattuali, sarà corrispondente a tutta la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessasione dello stesso si protarrà per un periodo di 10 anni;
• per le finalità previste da obblighi di legge, si potrarrà per un periodo pari a 10 anni;
• per l'utilizzo dell'immagine nella intranet, sino a quando sarà in essere il rapporto di lavoro/collaborazione, salvo sua richiesta esplicita di cancellazione/opposizione al trattamento.

Titolare: il Titolare del trattamento dei dati, ai sensi della Legge, è SYS-DAT S.p.A. (Via Muzio Attendolo detto Sforza, 7 , 20141 Milano (MI), P. IVA 03699600155, contattabile ai seguenti recapiti: e-mail privacy@sys-datgroup.com) nella persona del suo legale rappresentante pro tempore.

Il responsabile della protezione dei dati (DPO) designato dal titolare ai sensi dell'art.37 del GDPR è:

• Disponibile scrivendo A: dpo@sys-datgroup.com (recapito: presso la sede aziendale).

Lei ha diritto di ottenere dal Titolare la cancellazione (diritto all'oblio), la limitazione, l'aggiornamento, la rettificazione, la portabilità, l'opposizione al trattamento dei dati personali che La riguardano, nonché in generale può esercitare tutti i diritti previsti dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del GDPR scrivendo a privacy@sys-datgroup.com. Lei potrà inoltre proporre reclamo all’autorità di controllo competente qualora Lei ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore

Potrà inoltre visionare in ogni momento la versione aggiornata della presente informativa collegandosi all'indirizzo internet https://www.privacylab.it/informativa.php?10003358016.

Reg.to UE 2016/679: Artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 - Diritti dell'Interessato

In relazione ai trattamenti descritti nella presente informativa, in qualità di interessato, Lei potrà, alle condizioni previste dal GDPR, esercitare i diritti sanciti agli artt. 15 – 21 del GDPR, in particolare:

• diritto di accesso – art. 15 GDPR: diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ottenere l'accesso ai Suoi dati personali – compresa una copia degli stessi – e la comunicazione, tra le altre, delle seguenti informazioni:
- finalità del trattamento;
- categorie di dati personali trattati;
- destinatari o categorie di destinatari cui questi dati sono stati o saranno comunicati;
- periodo di conservazione dei dati o i criteri utilizzati;
- diritti dell’interessato (rettifica, cancellazione dei dati personali, limitazione del trattamento e diritto di opposizione al trattamento);
- diritto di proporre un reclamo all’autorità di controllo;
- diritto di ricevere informazioni sulla origine dei dati personali qualora essi non siano stati raccolti presso l’interessato;
- l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, nonché informazioni significative sulla logica utilizzata e sulle conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato;

• diritto di rettifica – art. 16 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti;

• diritto di rettifica – art. 16 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti;

1. i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti o altrimenti trattati;
2. Lei ha revocato il Suo consenso e non sussiste alcun altro fondamento giuridico per il trattamento;
3. Lei si è opposto con successo al trattamento dei dati personali;
4. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
5. - i dati sono stati trattati illecitamente;
   - i dati devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale;
   - i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’art. 8, par. 1, del GDPR.
   Il diritto alla cancellazione non si applica nella misura in cui il trattamento sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
   

• diritto di limitazione di trattamento – articolo 18 GDPR: diritto di ottenere la limitazione del trattamento, quando:
- l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali;
- il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
- i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
- l'interessato si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato;

1. • diritto alla portabilità dei dati – art. 20 GDPR: diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti al Titolare e il diritto di trasmetterli a un altro titolare senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati. Inoltre, il diritto di ottenere che i Suoi dati personali siano trasmessi direttamente dal Titolare ad altro titolare qualora ciò sia tecnicamente fattibile;
2. • diritto di opposizione – art. 21 GDPR: diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento;
3. • diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11, 00187, Roma (RM).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati, nei confronti del Titolare, contattando i riferimenti indicati nel precedente punto 1. Il Titolare provvederà a prendere carico della Sua richiesta e a fornirLe, senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della stessa, le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo alla Sua richiesta.

1. L’esercizio dei Suoi diritti in qualità di interessato è gratuito ai sensi dell’art. 12 del GDPR. Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, il Titolare potrebbe addebitarLe un contributo spese ragionevole, alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la Sua richiesta, o negare la soddisfazione della Sua richiesta.
2. La informiamo, infine, che il Titolare potrà richiedere ulteriori informazioni necessarie a confermare l’identità dell’interessato.

Milano li:__________________________________________


Per presa visione

Firma leggibile dell'Interessato: __________________________________________________________________

Il sottoscritto dichiara di essere stato informato che deve attenersi alle istruzioni descritte nel documento "Policy interna GDPR" disponibile nella intranet aziendale e di prendere visione delle eventuali modifiche.

Firma dell'Interessato:..................................................................................................................................................................................................